Als organisatie krijgt u onvermijdelijk te maken met archivering. Uw documenten moeten op een goede manier worden bewaard. Het kan hierbij gaan om een digitaal archief of om een fysiek archief, al dan niet extern. Het archiefbeheer uitbesteden kan u veel ruimte, tijd en kosten besparen. Maar u wilt natuurlijk wel dat uw documenten in vertrouwde handen zijn. Archiefdiensten bieden u verschillende diensten aan, van archiefverzorging en archiefopslag tot archiefvernietiging.
Digitaal archief
Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor een digitaal archief. Met behulp van een documentbeheer systeem kan een archiefdienst voor u een dergelijk archief organiseren en invoeren. De voordelen van een digitaal archief zijn uiteraard ruimtebesparing, maar ook kostenbesparing en de snelle en makkelijke toegankelijk. Bij scanning on demand kunt u elke afstand overbruggen. Na het opvragen van een document uit een extern fysiek archief, wordt deze gedigitaliseerd en is zo direct beschikbaar.
Fysiek archief
Sommige documenten kunnen nu eenmaal niet anders dan 'lijfelijk' worden bewaard. Dit kunt u al dan niet binnen uw organisatie doen. Een archiefdienst kan u ondersteunen met de opzet hiervan en het ordenen, zodat u middels een goed systeem over een archief beschikt waar u snel iets kunt terugvinden en opslaan. Soms beschikt u binnen uw organisatie echter niet over de beschikbare ruimte of u wilt uw documenten om veiligheidsredenen extern opslaan. Een archiefdienst kan u een externe ruimte bieden voor uw documenten.
Archiefopslag
Een extern archief is meer dan slechts een opslagruimte en vaak voorzien van de meest hoogwaardige technische snufjes. In een goed beveiligde ruimte, eventueel voorzien van sensoren en camera's, kunnen uw documenten veilig worden opgeslagen. Een opslagruimte die ook voldoet aan alle eisen van brandveiligheid. Als werkgever zijnde kunt u zelf bepalen welke medewerkers u toegang verleent tot het archief. Ook de locatie van een document kunt u snel traceren, bijvoorbeeld met een barcode. Een archiefdienst zorgt tevens voor een betrouwbare logistieke dienst voor uw archiefmateriaal.
Archiefvernietiging
Niet alle documenten hoeven uiteraard tot in het oneindige bewaard te worden. Maar wat doet u met uw vertrouwde documenten? U kunt deze natuurlijk niet zomaar aan het oud papier meegeven en het zelf vernietigen zou weleens tegen de regels in kunnen zijn. De vernietiging van archiefmateriaal moet op de juiste manier gebeuren, discreet en efficiënt. Ook hierin kan een archiefdienst u van dienst zijn.
Verder kunt u bij archiefdiensten terecht voor onder meer de ontwikkeling en levering van software, management rapportages en materialen, zoals dossiermappen en opbergmeubels. Uiteraard geldt ook voor particulieren dat zij de hulp van een archiefdienst kunnen inroepen bij het ordenen van hun documenten.
